ANDALAN URUSAN KESEKRETARIATAN

KETETAPAN RAPAT KERJA

ORGANISASI GUGUS DEPAN GERAKAN PRAMUKA

PONDOK PESANTREN AL-BASYARIYAH

NOMOR : 02/RAKER/PPA/IV/2013M

TENTANG PROGRAM KERJA

 ANDALAN URUSAN KESEKRETARIATAN ( ANDUSEK )

A. FORMASI

1. Sekretariat I  : 

2. Sekretariat II : 

B. DEFINISI

            Andalan Urusan Kesekretariatan adalah andalan yang bertanggung jawab dan memegang rahasia Organisasi dan arsip-arsip penting serta bertanggung jawab ats jalannya administrasi Organisasi Gugus Depan Gerakan Pramuka Al-Basyariyah.

C. FUNGSI

            Andalan Urusan Kesekretariatan berfungsi sebagai penanggung jawab atas ketertiban administrai atau ketatausahaan organisasi.

D. PEMBAGIAN TUGAS

1. Sekretariat I

a.       Bertanggung jawab atas :

§      Berjalannya program kerja

§      Kesekretariatan dan administrasi Gugus Depan, Dewan kerja Andalan

b.       Mengatur korespodensi yang beredar di Organisasi Gugus Depan Al-Basyariyah Gerakan Pramuka

c.       Mencatat kejadian penting

d.       Mendokumentasikan arsip-arsip penting

2. Sekretariat II

a.       Bekerja sama dengan Sekretaris I

b.       Menambah, menjaga, dan merapihkan inventaris kesekretariatan

c.       Bertanggung jawab atas :

§      Dokumentasi Organisasi Gugus Depan

§      Kesekretariatan dan Administrasi

      d.   Mengatur keuangan Andalan Urusan Kesekretariatan

PROGRAM KERJA UMUM

PASAL I

PEMBUKUAN DAN PENDATAAN

1.       Membuat buku induk anggota pramuka

2.       Membuat buku kesekretariatan

3.       Membuat notula rapat

4.       Membukukan absensi latihan inti penggalang, inti penegak, PMR, dan PASKIBRA

5.       Membukukan data pelanggaran

6.       Membukukan kejadian-kejadian penting

7.       Membukukan data anggota pramuka beserta data pribadinya

8.       Membukukan program kerja Andalan Urusan Kesekretariatan

PASAL II

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

       1.   Membuat proposal pada acara tertentu

       2.   Mengadakan buku hitam dan buku putih

       3.   Membuat spanduk pada acara tertentu

       4.   Membuat laporan setelah terlaksananya acara kepramukaan  kepada sesepuh pondok

       5.   Membuat buku khusus tamu

       6.   Membuat papan struktur Organisasi Gugus Depan Al-Basyariyah 

       7.   Membuat papan kegiatan pramuka  

PASAL III

INVENTARIS  

1.       Menyimpan dan merawat barang inventaris Andalan Urusan Kesekretariatan

PASAL IV

BANTUAN DAN KRJASAMA

1.       Membantu ketua Organisasi Gugus Depan Al-Basyariyah dalam mengadakan pengabsenan staff pengurus pada setiap pertemuan acara kepramukaan

2.      Membantu Andalan Urusan Organisasi Gugus Depan Al-Basyariyah dalam :

a.       Membuat proposal yang di ajukan oleh setiap andalan

b.       Mendekorasi panggung dalam setiap acara PHBN dibantu oleh ahlinya dari kepengurusan Organisasi Gugus Depan Al-Basyariyah 

c.       Membuat buku potensial dengan Andalan Urusan Latihan

d.       Bekerja sama dengan semua Andalan pramuka

                                              PASAL V

                                         TAMBAHAN

1.  Menyediakan dan melengkapi alat-alat kesekretariatan

2.  Membuat absensi staff pengurus pada setiap pertemuan acara pramuka

3.  Membuat Seputar Informasi Pramuka ( SIP ) pada waktu tertentu

4.  Membuat Kartu Tanda Anggota ( KTA ) Gerakan Pramuka

5.  Mengadakan kording Khusus Organisasi Gugus Depan Al-Basyariyah

6.  Mengadakan sampul buku khusus pramuka bagi anggota pramuka

7.  Mengadakan media mading khusus kepramukaan

8.  Mendokumentasiakan foto-foto pada acara kepramukaan