BAPENTA

MUSYAWARAH KERJA

ORGANISASI SANTRI PONDOK PESANTREN ALBASYARIYAH  (OSPA) 

NOMOR: 10/MUKER/PPA/IV/2013

TENTANG PROGRAM KERJA

BAGIAN PELAYANAN TAMU

PERSONALIA

Ketua                :

Sekretaris          :

Bendahara       :

Perlengkapan   :

                        

DEFINISI

Bagian pelayanan tamu adalah badan yang mengurusi kebutuhan tamu santriwati dengan memberikan kenyamanan dan keamanan bagi tamu.

FUNGSI

1.       Sebagai pembantu pimpinan pondok dalam:

a.  Meningkatkan disiplin Pondok Pesantren Al- Basyariyah

b.  Menerapkan Motto dan Panca Jiwa Pondok

2.       Sebagai penanggung  jawab segala hal  yang berkenaan dengan kesejahteraan, keamanan,dan kenyamanan tamu baik dari dalam maupun dari luar

TUGAS

A.     TUGAS RUTIN

1.       Mempersiapkan:

a.  Buku tamu

b.  Buku kehadiran petugas penerimaan tamu

c.  Tanda pengenal petugas penerimaan tamu

d.  Buku waqi’ah yaumiyah

e.  Buku laporan kegiatan

f.   Atribut petugas dan tata tertib petugas penerimaan tamu

2.       Membersihkan:

a.  Seluruh area ruang tamu

b.  Kamar mandi ruang tamu

3.       Menerima tamu dengan sewajarnya

4.       Mengontrol piket sesering mungkin

5.       Mencatat daftar nama santriwati beserta kelas,kamar,konsulat,dan nomor telephone,

6.       Mengadakan pengajian surah Yasin di gedung BAPENTA

B.     TUGAS TIDAK RUTIN

1.       Mengganti:

a.  Alat-alat shalat dan mencucinya

b.  Karpet di kamar penerimaan tamu

2.       Membantu dalam penataan acara-acara pondok

3.       Memperbaiki sarana yang rusak

4.       Mendokumendasikan:

a.  Foto tamu rombongan

b.  Surat menyurat

5.       Menyambut dan melayani tamu rombongan

6.       Mengubah format buku tamu

7.       Mengatagorikan:

a.  Kenang-kenangan dari tamu rombongan

b.  Barang-barang inventaris

8.       Melengkapi fasilitas bapenta

9.       Membuat dan melaporkan Laporan Pertanggung Jawaban pada akhir masa jabatan

WEWENANG

1.       Melarang santriwati untuk:

a.  Berbincang-bincang di tempat tugas kecuali bagi yang berkepentingan

b.  Memakai sarana bapenta tanpa izin

c.  Membawa teman apabila kedatangan tamu kecuali yang berkepentingan

d.  Mandi,cuci,buang air kecil,dan buang air besar di kamar mandi ruang tamu tanpa izin

e.  Berada di ruang tamu pada:

                       ·        Tiap-tiap waktu shalat

                       ·        Acara-acara tertentu

f.   Menerima tamu didalam mobil

g.  Makan di gedung penerimaan tamu selain tamu

h.  Menerima tamu yang bukan muhrim tanpa ada hubungan darah

i.    Membawa handphone,laptop,dan sejenis barang-barang elektronik lainnya milik tamu ke dalam kamar asrama

j.    Menerima tamu didepan kamar asrama putri terkecuali jika gedung penerimaan tamu sudah penuh

2.       Melarang tamu untuk:

a.  Tidur dan makan di mushola

b.  Memasuki kamar santriwati tanpa seizin pengasuhan

3.       Mewajibkan tamu untuk menjaga barang-barang pribadi

4.       Tidak melayani tamu yang tidak jelas identitasnya

5.       Mewajibkan kepada piket harian:

a.  Sebelum jam kerja:

                       ·      Mengambil atribut petugas setelah shalat shubuh,

                       ·      Siap pada jam 06.45

b. Ketika jam kerja memakai:

                      ·        Pakaian rapi,sopan dan seragam

                      ·        Sepatu pentople

                      ·      Tanda pengenal (Co-card)

c.  Selalu merapikan tampat kerja

      d.  Menjaga dan mengamankan lingkungan sekitar pondok

      e.  Selesai jam kerja mengembalikan:

                      ·        Atribut petugas setelah bekerja

                      ·        Uang kembalian kepada pemiliknya

  

TANGGUNG JAWAB

1.       Kerapihan dan data tamu dalam buku induk

2.       Menata dan membersihkan ruang tamu dan sekitarnya

3.       Melayani tamu

PROGRAM KERJA

PASAL I

PENERTIBAN

 

1.       Menambah dan memperbaiki hiasan

2.       Mengubah tatanan:

a.  Ruang tamu

b.  Lemari inventaris

3.       Mengadakan infeksi fasilitas

4.       Pemeliharaan dan perawatan fasilitas

PASAL II

SARANA

1.       Menyediakan:

a.  Kotak saran

b.  Perangkat shalat

c. Atribut petugas:

                      ·      Tanda pengenal petugas (Co-card)

                      ·      2 buah  tas kecil

                      ·      Vas bunga

                      ·      Buku tamu

                      ·      Kertas uang kembalian

                      ·      Taplak meja

d.  Lilin apabila perlu

e.  Peralatan mandi bagi tamu yang membutuhkan

f.   Pengharum ruangan

g.  Air isi ulang

2.       Mengusahakan:

a.  Tempat duduk permanen

b.  Menambah sarana dan prasarana

3.       Merawat sarana untuk pelayanan tamu

4.       Memberi fasilitas pelayanan tamu yang menginap

PASAL III

KERJASAMA

1.       Bekerja sama dengan:

a.  Bagian Keamanan:

                       ·      Persidangan bagi pelanggar BAPENTA

                       ·      Mengklasifikasikan kegiatan santriwati

                       ·      Pembuatan buku pelanggaran

b.  Bagian Ibadah Sosial:

                       ·      Persidangan bagi santri yang menerima tamu ketika waktu shalat

                       ·      Mengadakan Nisaiyah (Pembelajaran Etika dan Tata Krama)

                       ·      Mengadakan pembacaan surah Yasin di gedumg tamu

c.  Bagian Bahasa:

                       ·      Persidangan bagi santri yang menerima tamu pada acara 4M (Muhadloroh,Muhadatsah,Muamarosah,dan Mufrodat)

d.  Bagian Ketertiban,Kebersihan,dan Penataan Lingkungan (KKPL):

                       ·      Membersihkan dan menata ruangan tamu

e.  Bagian Kesenian dan Keterampilan:

                       ·      Persidangan bagi santri yang menerima tamu pada acara Ekstrakulikuler

f.   Bagian Informasi dan Penrbitan:

                       ·      Menyambut tamu rombongan

                       ·      Menginformasikan santriwati yang kedatangan tamu pada acara-acara tertentu

                       ·      Mendokumendasikan foto tamu rombongan

g.  Pengasuhan kamar:

                       ·      Memantau dan melarang santri yang membawa handphone,laptop,dan sejenisnya milik tamu kedalam kamar

h.  Organisasi Gerakan Pramuka Al-Basyariyah (OGDA):

                       ·      Persidangan bagi santri yang menerima tamu ketika acara Kegiatan Pramuka