SEKERTARIS

 MUSYAWARAH KERJA

ORGANISASI PONDOK PESANTREN AL-BASYARIYAH (OSPA)

NOMOR : 03/MUKER/PPA/IV/2013 M

TENTANG PROGRAM KERJA

BAGIAN KESEKRETARIATAN

PERSONALIA

Sekretariat I      :

Sekretariat II     :

DEFINISI

Sekretariatan OSPA adalah bagian yang memegang rahasia dan dokumentasi serta bertanggung jawab atas administrasi OSPA.

FUNGSI

1.       Sebagai pembantu pimpinan pondok dalam :

a.       Menegakkan sunah dan disiplin Pondok Pesantren Al – Basyariyah

b.       Menerapkan  Motto Pondok

2.       Pembantu ketua dalam menertibkan administrasi organisasi

3.       koordinator sekretaris bagian – bagian OSPA, rayon, dan konsulat.

TUGAS

A.     TUGAS RUTIN

1.       Menerima pesanan papan nama

2.       Menggumpulkan sekretaris bagian OSPA, rayon, dan konsulat sewaktu –waktu

3.       Mencatat hasil perkumpulan organisasi dan hasil sidang musyawarah

4.       Mengatur :

a.       Surat keluar dan surat masuk

b.       Sirkulasi keuangan bagian kesekretariatan

5.       Mendokumentasikan :

a.       Surat keluar dan surat masuk

b.       Sertifikat dan Co-card panitia

6.       Menyusun dan mencatan kalender kegiatan OSPA

7.       Mengumpulkan permasalahan organisasi dari buku laporan bulanan kamar, rayon, dan bagian OSPA

8.       Berkonsultasi dengan Ketua OSPA dan Ustadzah Pembimbing

9.       Mengontrol dan memeriksa buku kejadian harian dan bulanan Bagian OSPA

10.   Mengkoordinir pemesanan :

a.       Amplop dan kertas berkop

b.       Stempel  bagian – bagian OSPA

11.   Mendata acara – acara pondok dan mensosialisasikannya

B.     TUGAS RUTIN

1.       Membukukan dan menjual hasil musyawarah keja OSPA kepada seluruh santriwati kelas V dan seluruh bagian OSPA

2.       Mendata pengurus OSPA

3.       Membuat Kartu Tanda Anggota

4.       Menentukan kode bagian dan  kode- kode surat keluar tiap bagian OSPA

5.       Mendokumentasikan nama-nama pembimbing kamar dan rayon

6.       Mengintensifkan jalannya administrasi :

a.       Pembuatan buku-buku keadministrasian

b.        Ketertiban administrasi organisasi

7.       Memperbaiki lemari kesekretariatan

8.       Membuat dan melaporkan laporan pertanggungjawaban pada akhir masa jabatan

PEMBAGIAN TUGAS

SEKRETARIS I

1.       Mengontrol administrasi bagian OSPA

2.       Mengintensifkan jalannya program kerja

3.       Mewakili Ketua OSPA apabila berhalangan hadir

4.       Mengkoordinir kesekretariatan OSPA

SEKRETARIS II

1.       Mewakili sekretaris I apabila berhalangan hadir

2.       Mencatat kejadian harian dan kejadian penting

3.       Menyimpan alat-alat inventaris

SEKRETARIS III

1.       Mewakili sekretaris I dan II apabila berhalangan hadir

2.       Mengatur keuangan sekretaris bagian OSPA

3.       Mengkoordinir kesekretariatan bagian OSPA

WEWENANG

1.       Mewajibkan kepada :

a.       Santriwati yang berlibur untuk memiliki surat keterangan jalan

b.       Sekretaris bagian OSPA untuk mengikuti bimbingan kesekretariatan

c.       Seluruh rayon untuk menempelkan :

·         Motto Pondok

·         Data statistik rayon

·         Organigram skema organisasi Pondok

d.       Santriwati Al – Basyariyah untuk memiliki Kartu Tanda Anggota

2.       Melarang kepada santriwati memesan papan nama illegal

3.       Menetapkan batas waktu pengumpulan program kerja jangka pendek bagian OSPA

4.       Menindak bagian OSPA yang terlambat mengumpulkan program kerja pendek dan laporan bulanan

PROGRAM KERJA

PASAL I

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

1.       Membuat :

a.       Notula rapat pengurus

b.       Data-data kelas, konsulat, dan hujroh

c.       Bener-bener  Motto OSPA

d.       Kartu dan corp OSPA

e.       Spanduk dan mendekorasinya

f.        Kartu anggota santri

g.       Buku induk

·         Rayon

·         Santri

h.       Kartu-kartu setiap bagian yang diperlukan ( kartu pelanggaran, perizinan, dll )

i.         Amplop OSPA

j.         Papan nama

2.       Mengadakan pengabsenan pengurus OSPA

3.       Mengajukan proposal kegiatan yang berhubungan dengan kesekretariatan

4.       Memeriksa buku harian kejadian penting OSPA dalam jangka waktu tertentu

5.       Mengatur pemasukan dan pengeluaran bagian sekretaris

6.       Menyusun dan mencatat kalender planning

7.       Mendokumentasi setiap acara OSPA

8.       Menerima absensi hujroh dari setiap kamar

9.       Menyimpan arsip – arsip seluruh bagian di dalam map

PASAL II

BANTUAN DAN KERJA SAMA

1.       Membantu Sesepuh Pondok dalam rangka menegakkan sunnah dan disiplin pondok :

a.       Membuat struktur OSPA

b.       Membuat surat izin bagi santriwan dan santriwati

2.       Membantu ketua OSPA putri :

a.       Mengadakan pengabsenan mudabbirot di setiap pertemuan

3.       Membantu bagian OSPA lainnya :

a.       Membuat proposal yang diajukan oleh setiap bagian

b.       Menyediakan kertas absensi

c.       Mendekorasi panggung dalam setiap acara tertentu dibantu oleh ahlinya dari pengurus OSPA

d.       Membuat kartu-kartu administrasi bagian

4.       Memeriksa buku proker tiap bagian OSPA pada akhir bulan

5.       Membantu dan menghormati bagian lain

6.       Bekerja sama dengan bagian informasi dan penerbitan dalam :

a.       Membuat kalender untuk dipublikasikan kepada santriwati di mading

b.       Mempublikasikan berbagai informasi terbaru mengenai perkembangan Pondok melalui situs web IKAPA ( ikatan alumni Pondok Pesantren Al-Basyariyah )

c.       Pemotretan santri untuk buku induk santri dan kartu santri

d.       Menulis irsyadat dan dipublikasikan kepada santri setiap satu bulan

7.       Bekerja sama dengan ketua OSPA dalam  :

a.       Memperbaiki logo OSPA

b.       Membuat strutur kepengurusan OSPA putri MB. 2013-2014

c.       Memecat anggota OSPA yang lalai dalam pekerjaan ( diberi surat teguran )